ワークフロー

第3回 ワークフローシステムの導入

■ スクラッチ開発か?それともパッケージソフト利用か?

ワークフローシステムの選定において、ひと昔前は、会社ごとに特有のフローがあるのでパッケージは合わないと判断されていました。業務手続きの見直しを考えていると言っても、必ず現場の反対に遭ってほとんど変えることができないのが実情でしたし、承認権限を持つ上層部の人はPCを扱えない人が多かったので、自社業務に合わせた至れり尽くせりのものを作ってもらうのが一番だと考えられていました。
ところが、現在は、トップダウンによる内部統制対応やパッケージソフトの進歩によって、それを利用するケースが断然多いようです。アプリケーション開発が不要になることで、開発コストだけではなく、その後の変更に対する対応スピードやアプリケーション保守面でのコスト削減効果なども期待できます。
本番運用への展開方法もまず一部事業部の特定業務プロセスで運用をスタートし、成功することが確認できてから全社に向けて展開していく、スモールスタートで順次適用範囲を広げていく手法が多いようです。こういった面からもパッケージソフトが選択される理由なのでしょう。

 

■ SAPシステムにおけるワークフロー導入

当社は、基幹システムにSAP ERPシステムを導入されているユーザと多くお付き合いさせて頂いており、日々そうしたユーザ向けにソリューション提案をしています。そこで、SAPユーザのワークフロー事情をお話しさせて頂きます。

 

実は、SAPシステムにメールやワークフロー機能があります。しかし、それをそのまま利用しているケースは少ないようです。現場ニーズへの細かい対応が必要であることから、基幹システムであるSAPシステム内部に仕組みを取り込むことは非常に困難であることはすぐに察しが付くと思います。アドオンして無理に取り込もうとすると膨大なコストと工数が必要になります。インターネットが普及している現状では、やはりWeb参照可能な外付けパッケージシステムによって構築し、必要な時に必要な情報をSAPシステムと連携してやりとりする仕組みが一般的なようです。

 

■ 外付けワークフローシステムの不安

外付けワークフローシステム導入において、ユーザは下記のような不安をお持ちのようです。
・導入時の不安
自社の業務にあったフローを再現できるのか?
フロー定義が難しいのではないか?
・業務拡張の不安
新しい帳票や画面の追加には費用や時間が掛かるのではないか?
・メンテナンスの不安
人事異動などの際、マスタの修正が大変ではないか?
・基幹システムとの連携の不安
ワークフロー関連のパッケージソフトは、直感的に設定、操作が可能な扱い易い製品が多くのベンダーから提供されていて、今なお進歩しています。前述の不安はまず払拭できるものと考えます。

 

■ 利用される業務

基幹システムにSAP ERPシステムを利用しているユーザに対しワークフローシステムを導入する場合、特にご要望が多い業務手続は下記になります。
・購買申請
申請、承認された情報を元に、SAP ERPシステムに対して購買依頼を登録します。
・経費精算
申請、承認された情報を元に、SAP ERPシステムに対して会計伝票を登録します。
・マスタ登録(品目、仕入先、得意先マスタ)
SAP ERPシステムに対して各種マスタを登録します。

 

■ 品目マスタの登録変更

弊社がワークフローシステムを導入した事例を紹介します。
SAP ERPシステムは基幹業務の統合パッケージなので、品目マスタにしても複数の部門で共有されて、それぞれが持っている情報を組み合わせて初めて完成します。その登録更新においては、データの抜けや変更忘れなどが起こりがちで、伝票データ登録時のエラー原因の多くを占めていました。ワークフロー導入前は、紙ベースの申請書を作成して関係部署(販売、購買、生産、経理など)に次々と転送して記入してもらい、最後にIT部門が申請書を見ながらSAP ERPシステムに入力する手続きをとっていましたが、紙の滞留、紛失、データ記入ミスなど、各担当者の作業負担によるストレスは相当なものだったようです。
そこで、各担当部門が入力し易いWeb画面を開発し、申請ワークフローを活用する事で部門間の処理フローがスムースに流れる仕組みを構築しました。各部門での情報入力では、最終的にSAP ERPシステムへ投入の際に初めて入力項目エラーが発覚することのないように、入力可能値の表示やコード値変換機能など整合性チェックを盛り込みました。こうして最終承認されたマスタデータを、SAP標準通信機能を利用して自動反映させる事で、SAP ERPシステムへのアドオン開発を行うことなく、適切なタイミングで更新、マスタ不備エラーの削減を実現できました。

 

ちなみに、MDM(master data management)というマスタデータの管理手法があります。販売や購買などシステム毎にバラバラに存在しているマスタデータのコードを統一して統合するもので、既存システムを残してマスタ統合を実現するために有効な機能です。すなわち、既存システムへの影響を最小限にしてマスタデータの集中管理を行うしくみです。MDM自体は、メインフレーム時代からある古い課題ですが、昨今はパッケージソフトを組み合わせた仕組みの適用が多いことから改めて注目されています。当然、MDM導入に際しては、登録や変更管理などのワークフローとセットで整備することが大切です。しかし、SAP ERPシステム導入の際にマスタ整備が実施済みで、前述のごとく、各部署に情報伝達、承認など情報収集していき最終的にマスタ入力するしくみは、なにもMDMで構築する必要はありません。ワークフローシステムで十分実現できます。

 

■ 効率化ツールからフロントエンドへ

以前まで、ワークフローの役割は、「グループウェアの単なる1機能」レベルのものでしかなく、申請から承認までの間接的業務での利用が主流でした。ところが昨今、内部統制などの関連法規への対応やスピード経営の観点から、ユーザ本来の業務プロセスを実施し業務改善効率を図る位置づけのものとなり、単なる「業務効率化ツール」から「基幹システムのフロントエンド」へと変化しています。ビジネスプロセスの最適化を図るBPMも視野に入れながら、ユーザそれぞれに適した利用方法を心掛けて、今後も提案していきたいと思います。

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