既存ワークフローシステムと連携し承認済みデータをERPへ自動反映

これは、既存社内ワークフローシステムと既存ERPシステムを連携させるだけで課題解決できた例です。

概要

これまで、品目マスターの登録変更は、申請書を作成して関係各部署(販売、購買、生産、経理など)に次々と転送して記入してもらい、最後にIT部門が申請書を見ながらSAP ERPに入力していました。すべての部署で担当者デスクでの紙の滞留、紛失、データ記入ミス、漏れの可能性があり、ERPでの伝票登録エラーになって初めてマスター不備が発覚し、さかのぼって申請のやり直しという事も度々ありました。実際、ERP本稼働後の伝票登録エラー原因の多くをマスター不備が占めていました。 そこで、経費精算や購買申請に使用されていたワークフローシステムを利用してERPのマスター更新用フローを追加する事で、処理状況の可視化とミス軽減ができないかが検討されました。 同時に、それまで経理や購買がERPへ手入力していたWFシステムでの承認済みデータの転記作業もERP-WFシステム連携で削減できました。 最終承認者によりマスターデータが有効化されるべき期日を設定する事で、期日通りにSAP ERPへ自動反映され、SAP ERP側での品目・価格マスター不備エラーが削減されました。

 

 

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システム実装の流れとユーザーの声

既存ワークフローシステムへの品目マスター登録フロー追加とERPアップロード用データファイル出力部分の開発は、ユーザーシステム部門にて対応でき、業務フロー設計から開発、オペレーションマニュアル作成まで含めて3か月で完了しました。
ワークフローが書き出すファイルを監視してERPにアップロードするSAPアダプタ(ConnectPlus)の導入と、SAPフォーマットへの変換定義、ERP側のデータ受信設定などSAP連携部分はエス・アイ・サービスが担当し、打ち合わせから約1か月で連携部分を納品。ワークフロー担当者のテスト開発環境を遅滞なく準備しました。

 

このケースでERPとWF間の接続方式にALE/IDocインターフェースが採用されたのは、ERP側のアドオン開発が不要で、保守工数も実装期間も短いという点です。現在稼働している他の社内システムとERPとの連携方法はファイル転送とERP導入時に作成したABAPアドオンプログラムによるファイルの読み書きで、社内ではそれらのアドオンが上手くメンテナンスできないという課題がありました。今回ERPへ連携したかったデータは、品目マスター・会計伝票・購買依頼というERP標準のメッセージ型インターフェースフォーマット(IDoc)利用に適しているものだけで、実装したいのはワークフローシステム起動のデータアップロードのみです。実装時だけでなく、運用時も考慮すると連携ツールもできるだけシンプルなものが望まれました。そこでSAP連携専用のALEアダプタ「ConnectPlus」が候補にあがり、シンプルで安価かつSAP認定製品であるという点が決め手になりました。

 

エンドユーザーからは次の様な声が
「画面がすっきりしてすごく入力し易くなった。前は面倒でつい後回しにしてたけど、ワークフローで自分の所に溜まっているとすぐ処理しなきゃって気になるしね。」
「今はマスター登録がどの部署まで済んでいるのか一目でわかるし、有効かすべき日以前に承認まで終わっているのが当たり前になったから、ERPでのマスター不備エラーが無くなって助かる」

 

システム担当からは
「少し修正するぐらいならABAP触れるけれど、何かあると怖いからちょっとした仕様変更でも外部のベンダーに改修依頼していました。だから、既存の経費精算ワークフローとERPをつなぐってアイディアは思いつかなかったんですよ。「経費承認済みデータをERPに自動UPしたらどうですか?」と提案された時、「マスター登録もできたらいいな」と一言伝えたら、提案に組み入れてくれて本当に良かった。ABAP組まずに対応できる仕組みが作れちゃうなんて驚きでした。」

 

「SAP導入時にこういう方法を知っていたら、今こんなにいっぱいのアドオンを抱えている必要なかったかもと思うと残念です。でも、これから帳票用のプログラムだけでもアダプタ連携の外出しシステムに切り替えてABAPアドオンを減らしていきます。」

 

 

 

 

 

 

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