「FNX e-帳票FAXサービス」でFAXサーバをリプレース

ERP導入前、受発注のトランザクション量が多い取引先4社はEDIでシステム間自動連携できていましたが、取引先の9割以上は少トランザクション顧客で、FAXを利用していました。

それまで各部門がマニュアルFAXしていたのですが、ERP導入の際、ERPに接続可能な認定FAXサーバを採用し、ERPのスプール機能との連携で自動FAX配信できるようになりました。

 

しかし、FAX送信は相手の受信機が故障していたり、紙切れしていたり、単にビジーであったりなどで届かないケースが多々あります。手動送信処理をしていた時は宛先番号まちがいなどもありましたが、状況確認・再送などのFAX未達への対処は各部門の担当者が実施できていました。FAXサーバ稼働後はERPへの伝票保存でFAXが自動送信されるようになり、マニュアル処理の手間が減りましたが、相手にFAXが届いていない場合のエラー解析とリカバリーはシステム部門に集中することになりました。

 

システム担当者ですぐわかるエラーではない時はFAXサーバベンダーの日本支社へ問い合わせをするのですが、受発注データですので1日以上ベンダーからの回答待ちをするのは業務上大きな問題となっていきました。FAXサーバを使って伝票を送るには、ERP内で印刷イメージを生成する必要があったので、ABAPプログラムで帳票を作成しました。ですから、項目追加などFAX帳票のレイアウト変更時には追加のABAPコーディングをしなければならず、それもシステム部門の負荷となっていました。
今後のハード老朽化対応なども考慮し、自社にFAXサーバを保有して運用するのではなく、FAX ASPサービス「FNX e-帳票FAX」への切り替えを決断しました。

 

ERPへの伝票登録をトリガーにASPサービスにデータを自動転送し、e-帳票サービスが提供するフォーマッティング機能で帳票化して取引先に配信します。以前のようにエンドユーザの担当者がWebブラウザ画面で送達確認や再送処理をすることができるようになりました。
FAX帳票フォーマットの変更や追加は、ASPサービス側で行われるので、迅速に対応できます。
システム保有からサービス利用に替える事で、ITコストの削減だけでなく、エンドユーザサービスの向上にも繋がりました。

 

 

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システム実装の流れとユーザの声

それまで出力方法を“印刷”としてSAPscript処理をしてスプールしていたERPの伝票出力設定を出力方法“通信”に切り替え、社内のシステム連携サーバ内のSAPアダプタ宛にメッセージ送信する処理をしました。
このSAPアダプタは既に倉庫のシステムとERP、社内帳票サーバとERPの連携用に稼働していたものです。
既に連動していた他のサブシステムと同様、SAPアダプタ内でフォーマット変換し、社外のFAX配信サービス業者に転送する処理の実装をしました。FAXサーバリプリースに必要なハードおよびソフトウエアプロダクト初期投資としては追加の「全銀tcp/ip通信ソフト」だけでした。

 

エンドユーザの感想
システム部に再送を頼むと結構時間がかかっていたけど、今は取引先から「発注書が来てない」という電話もらっても自分のPCですぐステータス確認できるから慌てずにすんでます。送信リトライ回数オーバーの時には送信エラーの通知がメールで来るので、先方に電話確認もできますし、「マシントラブルがあるから別の番号に送って」などと言われても、ブラウザの画面ですぐ対応できるのは便利です。

 

システム担当者の感想
帳票ツールとの連携でSAPアダプタ「ConnectPlus」使っていたから、データ出力用のABAPアドオン作らなくてもいいのは分かっていましたが、こんなにあっと言う間に切り替えができるなら、もっと早くリプレースしちゃえば良かった。今後のFAXレイアウトの変更はFAXサービスの側で対応してくれるし、アダプタ内でのSAPフォーマットからのデータ変換部分はGUI設定で変更できるから自分たちで対応できています。他の作業をしている時に対応を迫られるFAX配信エラーは今迄イライラの種でした。FAXに関するユーザからの問い合わせが本当に全く来なくなったのは嬉しい驚きです。

 

 

 

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