給与明細発行 経費と工数削減 + 外部委託費削減

ERP導入前、従業員への給与・賞与の支給明細書は、紙に印刷後、ミシン線が入った袋に閉じ、各事業所に配送し手渡ししていました。

自社で印刷していたので、用紙代やトナー代、封筒代、事業所への配送代などの経費が発生します。また、人事・給与担当者が、仕分・封入、事業所へ送付した後に各従業員への配布、異動による配送先の変更確認や紛失による再発行を対応していたので、業務負荷は非常に大きなものでした。

ERP導入のタイミングで、封入・配送は外部委託したので、担当者の工数削減はある程度実現できました。

 

しかし、支給明細書の紙印刷は変わらなかったので、印刷に関する費用はそのままですし、ERP導入目的の一つであるペーパレス化推進には至っていませんでした。

 

ERPを使い慣れてきたタイミングで、担当者の更なる工数削減とペーパレス化推進の為、給与明細配信システムやクラウドサービスの検討が開始されました。

SAP HCMを利用し支給明細書を印刷していたので、必要な機能は、明細書のメール送信とWEB閲覧の機能です。

現状の仕組みを有効活用しながら、自社工数の削減を目指し、ランニングコストの抑制を実現できるかが課題です。

サービス利用となると、データを渡し、明細作成や配送も含めて提供してくれるので、自社工数の大幅削減は見込めますが、SAPからのデータ出力機能追加による開発費用と、当然のことながらサービス利用料は増えます。

 

検討の結果、ERPから出力している支給明細書をそのまま活用しながら、ペーパレス化を推進できる「Any PDF Delivery」の採用を決定しました。

決め手は、現行資産の有効活用とランニングコスト抑制、そしてセキュリティ面です。

現行機能による明細の印刷イメージをPDF化し、パスワード付のZIPファイルとしてSAPサーバ上に一括作成後、メールに添付して従業員に配信します。

 

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ユーザの声

エンドユーザの感想

給与・賞与という個人情報の中でもだれにも知られたくない情報なので、クラウドサービスよりもなんとなく安心できます。

メールで明細が送られてくるので、自分の都合のよいタイミングで開封できるので、紛失する心配がなくなりました。

 

システム担当者の感想

外部委託費削減とペーパレス化の共存は難しいと感じていましたが、現有資産を活用したシステム構成で実現できたことに感謝しています。

巷にある給与クラウドサービス自体のセキュリティを危ぶんではいませんが、SAPシステムがオンプレミスにある以上、給与データや従業員マスタデータを転送しなければいけません。

 

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